Datenschutzhinweis Dialog-App "Staffbase"

Datenschutzhinweis für die von der Stadt Schlüchtern genutzte Dialog-App "Staffbase"

1. Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Stadt Schlüchtern (maximal 450 Nutzer der Innenstadt Wehr und 12 Stadtteilwehren Schlüchtern und einen Kanal für die Stadtverwaltung, Sachgebiet Ordnungsamt/Brandschutz) nutzt die Mitarbeiter App (Staffbase App / No White Label App plan) zur internen Kommunikation. Bei der Nutzung dieses Dienstes werden personenbezogene Daten erhoben.

Anmeldedaten

Damit die Anmeldung an der Dialog-App funktioniert, müssen Sie sich (nach dem Herunterladen der App) über das Zugangsberechtigungsverfahren mithilfe Ihrer Personalnummer) und Ihrem Passwort authentifizieren und autorisieren.

Nutzerdaten

Nach erfolgreicher Authentifizierung übermittelt die Stadt Schlüchtern bestimmte personenbezogene Daten aus dem zentralen Benutzerverzeichnis zur Weiterverarbeitung in der Staffbase-App. Dies sind die folgenden Daten (im Folgenden „Nutzerdaten“ genannt):

  • Name,
  • Vorname und
  • Abteilungskürzel.

Freiwillige Angaben im Profil

Neben den Nutzerdaten können Sie auf freiwilliger Basis zusätzliche Angaben (im Folgenden "freiwillige Angaben" genannt) in Ihrem Profil machen. Zu den freiwilligen Angaben zählen derzeit z.B. Position, Standort oder eine E-Mail-Adresse. Sie können auch ein Foto von sich hochladen, wenn Sie das wünschen.

2. Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Authentifizierung bei Anmeldung und die Nutzung der Staffbase App erfolgt auf Grundlage ihres Arbeitsvertrages (oder Aufnahmeantrag) gemäß Art. 6 Abs. 1 (b) DSGVO. Die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der Staffbase App beruht auf folgender Einwilligungserklärung:

Hiermit willige ich ein, dass meine unter Ziffer 1 dieser Erklärung genannten personenbezogenen Daten von Stadt Schlüchtern zum Zweck der internen Kommunikation mit Hilfe der Dialog-App verarbeitet werden dürfen. Ich wurde darüber informiert, dass ich diese Einwilligung jederzeit und ohne Nachteile formfrei widerrufen kann. Ein ausgeübter Widerruf der Einwilligung lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung unberührt. Von der Stadt Schlüchtern wurde mir versichert, dass meine Rechte, insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung gewährleistet werden und keine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten an Dritte und keine Verarbeitung zu anderen als den hier beschriebenen, Zwecken erfolgt.

Die Abgabe dieser Einwilligungserklärung erfolgt freiwillig.

Mit der Bestätigung der Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise und der Abgabe der in diesen Datenschutzhinweisen wiedergegebenen Einwilligungserklärung berechtigen Sie die Stadt Schlüchtern rechtswirksam zu der hier beschriebenen Datenverarbeitung unter Einsatz von Staffbase GmbH (Hersteller der Dialog-App). Andernfalls ist die Nutzung der App nicht möglich.

3. Nutzung Ihrer Daten

Die Stadt Schlüchtern verwendet die von Ihnen bei der Nutzung der App mitgeteilten Daten ausschließlich zu dem genannten Zweck der internen Kommunikation mit Hilfe der Dialog-App und der dabei erforderlichen Identitätsprüfung bei der Registrierung.

Ihre Personalnummer und Ihr Passwort sind für die anderen Mitglieder der App und auch für den Dienstleister der App Staffbase in keinem Fall und zu keinem Zeitpunkt einsehbar.

Ihre übrigen Nutzerdaten werden für die Anzeige des Mitarbeiters am Kommentar/ Like, die Zuordnung zu Gruppen, die Listung im App-internen Telefonbuch sowie die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander verwendet. Die Nutzerdaten können im eigenen Profil nur gelesen und nicht verändert werden. Die E-Mail-Adresse wird dabei nur jedem Nutzer selbst angezeigt.

Ihre freiwilligen Angaben im Profil werden nach der Eingabe durch Sie für alle anderen registrierten Nutzer des Mitarbeiterbereichs der App sichtbar. Es gibt keine anonymen Inhalte in der App.

Ihr realer Name (Vorname, Name) wird bei allen Aktivitäten verwendet. Jeder Nutzer, der in der App Inhalte einstellt (Kommentare, Likes oder Beiträge), wird als zugehöriger Autor des Inhalts gespeichert (Name, Vorname). Diese Informationen bleiben für die Lebensdauer der App erhalten, es sei denn der jeweilige Inhalt oder der Nutzer wird gelöscht oder der Nutzer löscht selbst.

Authentifizieren Sie sich als Nutzer nicht nach Ablauf von jeweils acht Wochen erneut in der App oder beenden Sie Ihre jederzeit widerrufliche Teilnahme an der App, werden Ihre Zugangsdaten in der Staffbase gelöscht und Ihre Autoreninformationen (Name, Vorname) zu einem Inhalt pseudonymisiert, indem „Name“ und „Vorname“ durch “Gelöschter Nutzer“ ersetzt werden. Die eingestellten Inhalte verbleiben unter Beachtung etwaiger Betroffenenrechte weiter in der App.

Lesende Zugriffe auf die App erfolgen anonym und werden nicht personenbezogen ausgewertet. Alle schreibenden Zugriffe erfolgen in eigener Verantwortung.

Facebook Plugin

Über den Aufruf des Facebook Buttons werden Sie auf die Facebook-Seite der Stadt Schlüchtern weitergeleitet. Es werden dabei keine Informationen über Sie an Facebook übermittelt.

Push Benachrichtigung und E-Mail-Notifikation

Nutzer der App können über neue Beiträge, Kommentare oder Chatmitteilungen über die Push-Funktion von iOS und Android benachrichtigt werden. Der Nutzer kann einstellen, ob die App Push-Benachrichtigungen versenden darf. Dies erfolgt gleich zu Beginn der App-Nutzung durch eine Frage („Darf diese App Ihnen Benachrichtigungen senden?“) und kann jederzeit durch den Nutzer in den App-Einstellungen geändert werden. Die Default Einstellung ist „aktiviert“.

Für den technischen Versand der Benachrichtigung sendet das Backend bei Veröffentlichung eines neuen Artikels einen entsprechenden Schnittstellenaufruf für jeden potenziellen Empfänger. Zur Durchführung des Dienstes wird bei aktivierten Benachrichtigungen die Geräte-ID des Endgeräts mit der Zuordnung zum Nutzeraccount gespeichert.

Staffbase App weiterempfehlen

Über diese Funktion ist es möglich andere Mitarbeiter der Stadt Schlüchtern auf die App aufmerksam zu machen. Die E-Mail-Adressen müssen manuell eingegeben werden. Die Nachricht enthält dabei nur die Information, dass die App verfügbar ist.

Ihre Kommentare

In der Kommentarfunktion, im persönlichen Profil, im Chat und in den Community-Kanälen besteht die Möglichkeit eine Bild- und/oder Videodatei in die App zu laden. Dafür greift die App lesend und schreibend auf den Bild- und Videospeicher des mobilen Endgerätes zu. Die App verlangt in diesem Fall Zugriffsberechtigungen auf die Kamera und das Fotoarchiv. Zudem können im Chat und in den Community-Kanälen auch alle anderen Dateiformate hochgeladen und versendet werden.

Sie können bestimmte Inhalte kommentieren oder mit „gefällt mir“ markieren (im Folgenden insgesamt „Kommentar“ genannt). Der Kommentar ist dann für alle registrierten Nutzer sichtbar. Sie können den Kommentar jederzeit wieder löschen oder bearbeiten.

Statistiken im Backend

  • Aggregiert: (nur Zahlen, keine Verbindung zu einzelnen Nutzern)
  • Anzahl aktiver Nutzer (stündlich/täglich)
  • Anzahl Kommentare auf Artikel (stündlich/täglich)
  • Anzahl Likes auf Artikel (stündlich/täglich)
  • beliebteste Artikel der letzten Woche, nach Views, Kommentaren, Likes (nur letzte Woche)

Personenbezogene Auswertungen im Backend

  • alle Kommentare
  • alle Nutzer

Die Möglichkeiten das Nutzerverhalten auszuwerten, dienen folgendem Zweck:

  • die Nutzerfreundlichkeit der App zu verbessern.

4. Weitergabe Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden seitens der Stadt Schlüchtern, außer an die in diesem Absatz genannten, nicht an Dritte weitergegeben, sofern hierzu keine behördlich angeordnete Verpflichtung besteht oder Sie nicht ausdrücklich Ihre zusätzliche Einwilligung gegeben haben.

Empfänger außerhalb der Stadt Schlüchtern ist die Firma Staffbase GmbH als Auftragsverarbeiter sowie die mit ihr im Einvernehmen mit Stadt Schlüchtern verbundenen Unterauftragsverarbeiter.

Sofern Sie sich bei Fragen an den Support von Staffbase GmbH wenden, haben diese ggf. Zugriff auf Ihre Daten, um entsprechenden Support leisten zu können.

5. Datensicherheit

Die Dialog-App wird durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen geschützt. Der Zugang zu Ihrem Account ist nur nach Eingabe Ihres persönlichen Passwortes möglich.

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verschlüsselt übertragen.

6. Betroffenenrechte

Als Betroffener der Datenverarbeitung verfügen Sie über folgende Rechte

  1. Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von der unter Ziffer 7 genannten Stelle verlangen.
  2. Sie können Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen.
  3. Sie können jederzeit den Widerruf Ihrer Einwilligung erklären. Die Rechtmäßigkeit, der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen Widerruf nicht berührt.
  4. Sie haben ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, sofern Sie der Ansicht sind, dass diese Datenverarbeitung gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt.

Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten kann bei der ersten Geltendmachung dieses Rechts unentgeltlich verlangt werden. Die Auskunft wird in einem gängigen elektronischen Format erteilt, wenn Sie nichts Anderes angeben. Der Berichtigungsanspruch erfasst diejenigen Fälle, dass die zu Ihrer Person gespeicherten Daten unrichtig (geworden) sind.

Des Weiteren haben Sie ggf. einen Anspruch auf Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten. Zum Beispiel, wenn die Datenspeicherung unzulässig war oder die Kenntnis Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung des Zweckes der Speicherung oder zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der verantwortlichen Stellen liegenden Aufgaben nicht mehr erforderlich ist.

An die Stelle des Anspruchs auf Löschung tritt ein Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten, z.B. wenn der Verantwortliche die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, Sie die Daten jedoch zur Rechtsverfolgung benötigen.

7. Ansprechpartner Datenschutz

Verantwortlich für die hier dargestellte Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Stadt Schlüchtern
Krämerstraße 2
36381 Schlüchtern

Telefon: +49 6661 / 85-0
E-Mail: stadtverwaltung@schluechtern.de
Internet: www.schluechtern.de

Für weitere Informationen zum Thema Datenschutz und zur Geltendmachung der unter Ziffer 6 dargestellten Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragte der Stadt Schlüchtern.

Erreichbar unter:

Günther Rams
DEBIT Computer Service GmbH
Seestraße 11
63571 Gelnhausen
Oder per E-Mail: datenschutz@schluechtern.de

Stand April 2021